Aufgaben der Projekt-Beteiligten
Die Projektbeteiligten sind die Ärztekammer Berlin (ÄKB), das Ärztliche Zentrum für Qualität in der Medizin (ÄZQ) und alle teilnehmenden Einrichtungen. Um die Arbeit im Projekt und die kontinuierliche inhaltliche Weiterentwicklung zu gestalten, haben sich alle Beteiligten in einer Rahmenvereinbarung darauf verständigt, Teilaufgaben verbindlich zu übernehmen.
Die Ärztekammer Berlin
stellt den organisatorischen Rahmen für das Modellprojekt zur Verfügung:
Sie organisiert, moderiert und betreut die Gremien, in denen sie auch inhaltlich mitarbeitet und stellt die Räume für die Sitzungen der Gremien zur Verfügung. Daneben sorgt sie für den Informationsfluss der Gremien untereinander sowie für die Kommunikation nach außen. In Kooperation mit den Gremien gestaltet und erweitert sie die Homepage des Modell-Projekts.
Das Ärztliche Zentrum für Qualität in der Medizin
stellt die technischen Voraussetzungen für die Eingabe von Berichten in den gemeinsamen Berichtepool des Netzwerks CIRS-Berlin sicher. Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung des für das Modell-Projekt notwendigen CIR- Systems gehören ebenso zum Aufgabengebiet des ÄZQ wie die Einrichtung der technischen Voraussetzungen für die Teilnehmer des Modell-Projekts.
Bei der Bearbeitung der Berichte nehmen Mitarbeiter des ÄZQ eine wichtige inhaltliche Aufgabe wahr. Als Administratoren kontrollieren sie bei allen in den gemeinsamen Berichtepool des Netzwerks CIRS-Berlin eingehenden Berichten, ob die Anonymität der beteiligten Personen und Einrichtungen sicher gewahrt ist. Sie übernehmen - falls notwendig – selbst die Anonymisierung der Berichte oder löschen den Bericht, falls eine Anonymisierung nicht möglich ist.
Wenn die Anonymisierung sicher gestellt ist, geben sie die Berichte für den Berichtepool des Netzwerks CIRS-Berlin frei. Sie sind dann für alle Interessierten über die „Lernen“-Funktion einsehbar.
Die am Projekt beteiligten Einrichtungen
engagieren sich in zweifacher Weise. Zum einen durch den Aufbau von CIRS in den Einrichtungen und das Weiterleiten der Berichte über kritische Ereignisse und Beinahe-Schäden an den gemeinsamen Berichtepool des Netzwerks. Zum anderen definieren sie über ihre inhaltliche Arbeit im Anwender-Forum, wie mit den Fehlerquellen künftig umgegangen und welche Maßnahmen eingeleitet werden sollen.
Die Leitung der Einrichtungen garantiert den Mitarbeitern, die über kritische Ereignisse oder Beinahe-Schäden berichten, dass Ihnen keinerlei negative (z.B. personalrechtliche) Konsequenzen aus den Berichten erwachsen. Im Gegenteil: Das Verfassen eines Berichts für das interne CIRS oder für das Netzwerk CIRS-Berlin wird als besonders motiviertes, verantwortungsvolles Verhalten betrachtet.
Die Vertrauenspersonen
werden von der Leitung der jeweiligen Einrichtungen benannt - in der Regel je eine Vertrauensperson aus dem ärztlichen und dem Pflege- Bereich.
Innerhalb ihrer Einrichtungen sind die Vertrauenspersonen die Ansprechpartner für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei allen Fragen, die im Zusammenhang mit dem CIRS auftauchen.
Sie sichten alle aus der eigenen Einrichtung eingegangenen Berichte zu kritischen Ereignissen und Beinahe-Schäden, anonymisieren die Berichte und leiten Sofort-Maßnahmen zur Vermeidung von weiteren Ereignissen ein.
Nach der vollständigen Anonymisierung geben sie die Berichte zum einen für den Berichtepool des eigenen Hauses frei und leiten sie zum anderen an den gemeinsamen Berichtepool des Netzwerks CIRS-Berlin weiter.
Die zweite große Aufgabe der Vertrauenspersonen besteht darin, ihre Einrichtungen in den Gremien des Modell-Projekts zu vertreten und vor allem im Anwender-Forum die inhaltliche Arbeit zu gestalten.